Modelo elaborado por Comfia para la negociación en las empresas del uso del correo electrónico
ACUERDO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN EN XXXX
REUNIDOS
De una parte………………. y de otra……………….
MANIFIESTAN
Que la finalidad del presente acuerdo es tratar el impacto de las nuevas tecnologías en nuestro entorno laboral así como adaptar algunos procedimientos de nuestra entidad a las innovaciones tecnológicas. Los nuevos tiempos nos llevan a crear nuevos circuitos de comunicación que permitan mantener unas relaciones más fluidas por la revolución en las tecnologías de la información, esto hace necesario desarrollar e innovar algunos de los procedimientos actuales.
Que, al mismo tiempo, el presente acuerdo busca, por un lado, velar por el legítimo derecho de XXXX a garantizar el buen uso de las herramientas y los medios técnicos que pone a disposición de sus empleados para el desarrollo de su labor profesional y, por otro, salvaguardar el derecho a la intimidad de los mismos. Otro objetivo también importante que persigue este compromiso es el de actualizar y regular los canales de comunicación sindical existentes en la Entidad y adaptar éstos a las nuevas tecnologías de un modo eficaz y razonable.
En consecuencia, ambas partes acuerdan establecer los siguientes puntos en el bien entendido de que su desarrollo y aplicación se llevará a cabo siempre bajo los criterios que se especifican en los apartados respectivos:
ACUERDAN
I.- INTRANET, INTERNET Y CORREO ELECTRONICO CORPORATIVO:
1.- Intranet, Internet y correo electrónico corporativo:
Los empleados de XXXX harán uso de Intranet, de Internet y del Correo Electrónico corporativo para el desempeño de las actividades relacionadas con su puesto de trabajo. Definimos estas tecnologías como medios de trabajo puestos a disposición por la entidad y, por tanto, no podrán ser utilizados en ningún caso para fines particulares por parte del empleado.
Podrán acceder, sin embargo a las páginas sindicales o aquellas que tengan relación con su contrato de trabajo o condiciones laborales.
Todos los empleados que lo deseen dispondrán de un programa de encriptación y podrán establecer sus comunicaciones a través de la cuenta particular, utilizando esta herramienta.
Así mismo y con el objeto de que las herramientas electrónicas sean más eficaces y rápidas, el servicio técnico de la empresa se encargará de actualizarlas periódicamente poniéndolas a disposición de los usuarios.
Acorde con lo anterior, y a fin de garantizar el buen uso de estos medios por parte de los empleados y la seguridad de los medios técnicos e informáticos puestos a su disposición, se prohibe el mal uso de los medios electrónicos por parte del empleado.
La Cuenta de Correo Corporativo será plenamente accesible por la entidad.
2.- Cuenta de Correo Particular de los empleados:
Junto con las herramientas de uso profesional que la Entidad ponga a disposición en cada momento XXXX facilitará a todos sus empleados una Cuenta de Correo Electrónico de uso particular.
La Cuenta de Correo de uso Particular tendrá una dimensión limitada, ya que se instrumentará a través de un Webmail consultable durante la jornada laboral, tendrá una capacidad limitada por empleado de x MB. Dicha cuenta no será accesible por la entidad salvo por existencia de indicios de mal uso de la misma que así lo justifiquen. En este supuesto esto no podrá hacerse sin un consentimiento expreso del empleado y sin la presencia de un representante sindical o persona designada por el empleado. Este último supuesto conllevará, en su caso, la aplicación del régimen disciplinario.
Se entenderá mal uso de los medios electrónicos por parte del empleado:
– La utilización de la cuenta de correo corporativo para fines ajenos a la actividad profesional.
– La utilización abusiva del correo electrónico particular sin causas que lo justifiquen.
– El envío masivo de correos electrónicos a través de la cuenta de correo particular.
– El envío de archivos de gran tamaño sin comprimir.
– Las acciones a través de los medios electrónicos que interfieran las comunicaciones del resto de empleados o perturbe el normal funcionamiento de las instalaciones y aplicaciones de la entidad.
– El envío de cadenas de mensajes electrónicos, la falsificación de estos, el envío de mensajes o imágenes de contenido ofensivo, vejatorio, con contenidos discriminatorios (por razones de género, edad, sexo, discapacidad, raza, etc.), de índole sexual, xenófobo, etc.
– La utilización de la red (Intranet o Internet) para acceder a dominios o páginas web que no guarden relación con su desempeño profesional ni con sus derechos laborales, para participar en juegos, sorteos, subastas, etc., .
El incumplimiento de estas disposiciones conllevará, en su caso, la aplicación del régimen disciplinario.
Todo lo anterior será de aplicación para todos los tipos de contrato existentes en la empresa.
3.- Documentación para empleados a través de Intranet/Internet:
Las partes establecen el compromiso de implantar los medios electrónicos necesarios para el envío de la documentación oficial que la entidad remite a sus empleados en sustitución de los sistemas tradicionales (papel).
Continuando con el punto anterior, las partes acuerdan expresamente la creación de un recibo de nómina electrónico que sustituirá al actual recibo en papel. Dicho recibo electrónico será susceptible de ser consultado e impreso mediante alguno de los medios tecnológicos de la entidad. Cada empleado podrá acceder únicamente a su recibo de nómina.
En el caso de los empleados que por alguna circunstancia no puedan acceder a este medio (baja por enfermedad, permisos, etc.,) recibirán el recibo de nómina por los medios hasta ahora habituales.
II – NUEVAS TECNOLOGIAS EN EL ÁMBITO SINDICAL:
4.- Tablón de anuncios virtual:
Se creará en el entorno de Intranet un tablón de anuncios virtual que permitirá que la publicidad de las hojas informativas de las secciones sindicales se haga a través de dicho tablón, facilitándose así la comunicación de las secciones sindicales con los trabajadores.
Los sindicatos deberán, en el momento de efectuar cada distribución, a efectos sólo de conocimiento, enviar a la dirección electrónica que establezca la empresa una copia del texto a publicar responsabilizándose del mismo mediante el envío desde una dirección autorizada o mediante la identificación de un miembro de la Sección Sindical. Se creará una lista de personas autorizadas por cada sindicato. Para una mejor gestión, se contratará una cuenta de correo de uso exclusivo para la comunicación de la sección sindical con la entidad y viceversa.
Cada sección sindical podrá mantener expuestas en el tablón virtual hasta un máximo de x MB en cada momento, cuyo mantenimiento será efectuado por la sección sindical. Con el fin de poner en conocimiento de los empleados cada nueva publicación, se establecerá un sistema de aviso a los empleados en forma de señal o mediante un mensaje en la página principal de la Intranet de la Entidad.
Cada una de las secciones sindicales será responsable del buen uso del tablón de anuncios virtual en todo momento dentro de las limitaciones que la legalidad vigente establezca en cada momento para la plena garantía de la libertad de expresión.
Los firmantes del presente acuerdo convienen en que con el mismo se da cumplimiento en la entidad a lo dispuesto en el artículo 81 del Real Decreto Legislativo 1/1995 de 24 de Marzo.
5.- Acceso sindical a Intranet:
Se dotará a cada Seccion Sindical que cuente con presencia de los Comités de Empresa de la Entidad de un equipo informático para garantizar el uso y acceso a la información generada por la Empresa a través de Intranet (circulares, normativas, resumen de prensa, etc…)
A estos efectos XXXX diseñará para cada una de esas secciones sindicales el correspondiente perfil de usuario al objeto de poder conectarse y recibir la información (el acceso al cual se permitirá a un número de personas establecido por cada sección sindical, de acuerdo con la representatividad de cada una).
Cada una de las secciones sindicales será responsable del buen uso de los mencionados equipos en todo momento. El servicio de mantenimiento técnico será efectuado por los servicios de la empresa.
6.- Cuentas de Correo Sindical:
La Entidad dotará a cada sección sindical de las centrales reconocidas legalmente como más representativas y a las secciones sindicales reconocidas por la empresa y que cuenten con la presencia en los Comités de Empresa de la Entidad con una cuenta de correo electrónico a fin de que las secciones sindicales puedan comunicarse a través de este medio con los empleados que así lo deseen.
A este efecto, la dirección de la cuenta de correo figurará en el tablón de anuncios virtual de cada sección sindical para general conocimiento.
La comunicación vía correo electrónico entre las secciones sindicales y los empleados se hará necesaria y exclusivamente entre dicha cuenta y la Cuenta de Correo Particular del empleado puesta a su disposición por la entidad, siempre que el empleado no haya manifestado su voluntad de no recibirla al remitente. La empresa facilitará la agenda de las direcciones particulares asignadas a los empleados a las secciones sindicales.
Cada sección sindical será responsable del contenido de sus envíos así como de mantener un registro con los empleados que no hayan manifestado su disconformidad para los envíos.
Con independencia de lo anterior, XXXX dotará a cada una de las secciones sindicales de la Entidad con una cuenta de correo electrónico de uso exclusivo para sus comunicaciones con el departamento o responsables designados por la entidad.
Teniendo en cuenta las facilidades contempladas en los párrafos anteriores, y al objeto de no interferir ni causar daños en las comunicaciones y los sistemas informáticos de XXXX, los sindicatos no podrán realizar envíos de comunicaciones masivas a las direcciones de correo de la entidad, pero sí a los particulares. Los archivos de gran tamaño se enviarán comprimidos en algún programa de compresión del que se habrá dotado previamente a los empleados.
Por otro lado, los sindicatos se comprometen a disminuir progresivamente los comunicados y hojas sindicales publicadas por los medios tradicionales en papel (carteras, fax, etc) en proporción a la implemantación de los medios electrónicos. También se comprometen a que no haya duplicidad en el envío de comunicados por diferentes medios (en este sentido, las partes se comprometen a llevar a cabo un seguimiento anual de estas cuestiones).
Cada una de las secciones sindicales será responsable del buen uso de las mencionadas cuentas en todo momento.
8.- Alcance y Entrada en vigor del acuerdo:
Alcance:
El contenido del presente acuerdo está supeditado a regulaciones legales posteriores que pudieran introducir modificaciones en las materias aquí tratadas.
Si bien los medios tecnológicos de los que actualmente dispone la entidad ofrecen en general alta disponibilidad, las dotaciones o implantaciones de medios a las que hace referencia este acuerdo estarán siempre sujetas a las posibles caídas puntuales o temporales de servicio que puedan producirse, así como los tiempos de espera, de actualización o de cambios que los sistemas precisen en cada momento.
Dicho contenido hace referencia a las secciones sindicales. No obstante ello, es la voluntad de los firmantes hacer posible que se incorporen al uso de las nuevas tecnologías contempladas en el mismo, al resto de las representaciones legales de los trabajadores presentes en XXXX. A este efecto, las partes se comprometen a revisar el presente acuerdo cuando las condiciones de desarrollo tecnológico en el seno de la Entidad así lo permitan. Hasta ese momento, y en cuanto a los canales de comunicación con los empleados, dichas representaciones se seguirán rigiendo exclusivamente por lo establecido en el pacto de 7 de Agosto de 1990 de desarrollo de L.O.L.S., ateniéndose a los canales y sistemas de comunicación en él contemplados.
Entrada en vigor:
El presente acuerdo entrará en vigor a partir del momento de su firma estableciéndose un periodo transitorio de un año para su implementación.
Transcurrido dicho periodo las partes se reunirán al efecto de evaluar dicha implementación.
Se establece un periodo transitorio de coexistencia entre este acuerdo y el de Desarrollo de la L.O.L.S., las partes se
comprometen a estudiar próximamente aquellos puntos susceptibles de ser dejados sin efecto por la entrada en vigor del presente acuerdo.
CLAÚSULA ADICIONAL
Las nuevas tecnologías permiten rediseñar muchos de los procesos actuales como por ejemplo los de elección de los representantes de los trabajadores en diferentes ámbitos de la entidad, por ello, dentro del contexto del presente acuerdo las partes establecen el compromiso de estudiar la realización de futuras votaciones mediante voto electrónico, siempre que se garantice la confidencialidad y seguridad necesarias, lo que permitirá un gran avance en el desarrollo de estos procesos.
Y para que así conste, los reunidos firman el presente documento en la cuidad y fecha al principio mencionados.